KEP adresi zorunlu mu? İnternette bu sorunun en yaygın cevabı yanlış: "sermaye şirketleri KEP almak zorundadır" diye okuduğunuz cümlelerin çoğu, 2018'de yürürlükten kaldırılmış bir yönetmeliğe dayanıyor.
Doğrusu şu: KEP hesabı almak genel bir zorunluluk değildir. Zorunlu olan, elektronik tebligat adresidir ve o KEP değil, PTT'nin işlettiği UETS'tir.
Bu yazıda ikisini net biçimde ayırdık, KEP'in gerçekten ne işe yaradığını ve zorunlu olmasa bile neden alındığını anlattık.
KEP nedir, normal e-postadan farkı ne?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderiye hukuki delil değeri kazandıran bir e-posta sistemidir. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilen KEP hizmet sağlayıcıları üzerinden çalışır.
Normal e-postadan farkı şu üç noktada toplanır:
Gönderinin kendisi delildir. Kimin, kime, ne zaman, hangi içeriği gönderdiği; iletinin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı ve ne zaman okunduğu kayıt altındadır. Normal e-postada "gönderdim" demek yetmez, ispat edemezsiniz.
İçerik sonradan değiştirilemez. İleti ve ekleri zaman damgası ve elektronik imzayla korunur.
Kayıtlar uzun süre saklanır. Delil niteliğindeki kayıtlar hizmet sağlayıcıda tutulur; yıllar sonra bir uyuşmazlıkta talep edebilirsiniz.
KEP hangi durumda gerekir? (TTK 18/3)
Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin üçüncü fıkrası şöyle:
"Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır."
İki şeyi birden söylüyor:
Birincisi, KEP dört seçenekten biridir. Noter, taahhütlü mektup, telgraf ve KEP. Kanun KEP'i zorunlu kılmaz, sayılan yollardan biri olarak sayar.
İkincisi, KEP'i bu amaçla kullanacaksanız güvenli elektronik imza şarttır. KEP hesabı tek başına yetmez; ihtarı e-imzanızla imzalarsınız. Yani bu iş için KEP + e-imza birlikte gerekir.
Zorunlu olan: e-tebligat (UETS)
Karışıklığın kaynağı burası. Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi, sayılan kişilere tebligatın elektronik yolla yapılmasını zorunlu tutuyor. Liste geniş; ticari hayatı ilgilendiren başlıcaları:
- Kanunla kurulanlar dâhil tüm özel hukuk tüzel kişileri (anonim, limited, kooperatif, dernek, vakıf…)
- Noterler
- Baro levhasına yazılı avukatlar
- Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler
Kanun, bu tebligatların Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yürütüleceğini ve sistemin PTT A.Ş. tarafından kurulup işletildiğini söylüyor. Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
Şahıs işletmeleri ve gerçek kişi tacirler bu zorunluluğun dışında; isterlerse talep ederek adres alabilirler.
Vergi dairesi tebligatı ise ayrı bir başlıktır: Vergi Usul Kanunu'nun 107/A maddesi 1 Temmuz 2026'da yürürlüğe giren değişiklikle yeniden düzenlendi ve kapsam artık doğrudan kanunda sayılıyor (kurumlar vergisi mükellefleri, gerçek usulde vergilendirilen ticari, zirai ve mesleki kazanç sahipleri ve diğerleri). Mevcut kullanıcıların yeniden başvurması gerekmiyor.
KEP ile UETS farkı
| KEP | UETS (e-tebligat) | |
|---|---|---|
| Dayanağı | TTK 18/3 ve 1525 | Tebligat Kanunu 7/a |
| İşleten | BTK'nın yetkilendirdiği KEP sağlayıcıları | Yalnızca PTT A.Ş. |
| Ne için | Taraflar arası ticari yazışma, ihtar, delilli gönderi | Resmî makamların hukuki tebligatı |
| Zorunlu mu | Hayır | Özel hukuk tüzel kişileri için evet |
Kısacası: UETS size gelen resmî tebligat içindir, KEP ise sizin gönderdiğiniz ticari bildirimlere delil gücü kazandırır. Biri diğerinin yerine geçmez.
Zorunlu değilse neden alınıyor?
Zorunluluk olmadan KEP alan şirketlerin gerekçeleri genelde şunlar:
İhtar maliyetini düşürmek. Vadesi geçen alacak için her seferinde noter ihtarnamesi göndermek hem pahalı hem yavaştır. Aynı ihtarı KEP'ten göndermek dakikalar sürer ve aynı hukuki sonucu doğurur.
Uyuşmazlıkta elini güçlendirmek. "Size bildirdik" iddiasını ispat edebilmek, bir davada belirleyici olabiliyor.
Bayi ve tedarikçi ağını düzene sokmak. Fiyat değişikliği, kampanya sonu, sözleşme feshi gibi bildirimleri tek kanaldan, kayıt altında yürütmek.
Kurumsal yazışmayı arşivlemek. Gönderi kayıtları sizin arşivinizden bağımsız olarak hizmet sağlayıcıda da durur.
Şunu da dürüstçe söyleyelim: ayda bir ihtar bile göndermeyen küçük bir işletme için KEP çoğu zaman öncelikli ihtiyaç değildir. Zorunluluk sanarak almayın; işinize yarayacağı için alın.
Başvuru adımları ve gereken belgeler
KEP hesabı, BTK tarafından yetkilendirilmiş bir KEP hizmet sağlayıcısından alınır. Yönetmelik, kimlik tespitini şöyle düzenliyor:
Gerçek kişilerde: kimlik kartı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmî belgelerle; ya da elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla veya kimlik doğrulama mevzuatına göre.
Tüzel kişilerde: sunulan bilgi ve belgeler MERSİS numarası üzerinden MERSİS aracılığıyla doğrulanır. Ayrıca tüzel kişi, işlem yetkilisi olarak belirlediği kişilerin kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren belgeleri başvuru sırasında bildirir.
Pratikte süreç şöyle işler:
- Hizmet sağlayıcı seçilir ve başvuru formu doldurulur.
- Tüzel kişilerde işlem yetkilisi belirlenir; yetki belgesi ve kimlik bilgileri verilir.
- Kimlik doğrulaması yapılır (yüz yüze ya da e-imzayla elektronik ortamda).
- Sözleşme veya taahhütname imzalanır; onay güvenli elektronik imzayla verilir.
- Hesap kullanıma açılır ve KEP adresi tebliğ edilir.
Tek tip, herkes için aynı bir belge listesi yoktur; hizmet sağlayıcılar mevzuattaki asgari çerçevenin üstüne kendi form ve vekâletname taleplerini ekleyebilir. Başvurudan önce hangi belgelerin isteneceğini teyit edin.
Ücretlendirme nasıl işliyor?
KEP'te iki kalem vardır:
Hesap ücreti. Genellikle yıllık abonelik şeklindedir ve hesap türüne (gerçek kişi, tüzel kişi) göre değişir.
Gönderi ücreti. Gönderdiğiniz her ileti için, içeriğin boyutuna ve ek sayısına göre ücret işler. Gelen iletiler için ödeme yapmazsınız.
Yani maliyetiniz, gönderi hacminize göre değişir. Yılda birkaç ihtar gönderen bir işletmeyle her ay yüzlerce bildirim gönderen bir firmanın tablosu aynı olmaz. Güncel tarifeyi kullanacağınız hizmet sağlayıcıdan alın; burada tutar yazmıyoruz çünkü sağlayıcıya ve döneme göre değişiyor.
KEP ile e-imza aynı şey değil
En sık karıştırılan iki kavram bunlar. Farkı tek tabloda görelim:
| KEP | E-imza | |
|---|---|---|
| Nedir | Delil değeri olan e-posta hesabı | Kişiye ait nitelikli elektronik sertifika |
| Ne yapar | İletinin gönderildiğini ve ulaştığını ispatlar | Belgeyi imzalar, imza sahibini bağlar |
| Kime ait | Gerçek veya tüzel kişiye ait bir adres | Yalnızca gerçek kişiye |
| Birlikte mi kullanılır | Evet: TTK'daki ihtarlar için KEP gönderisi e-imzayla yapılır | Evet |
Üçüncü bir kavram daha var: mali mühür. O da şirkete aittir ama e-fatura ve e-defter gibi vergisel belgeleri onaylamak içindir; KEP ile ilgisi yoktur. Ayrımı e-imza mı mali mühür mü? yazımızda anlattık.
Nereden alabilirsiniz?
KEP adresi başvurusunu, kurulumunu ve ilk kullanımını Düzce'deki ofisimizden yürütüyoruz; e-imza ve mali mühürle birlikte tek seferde teslim ediyoruz. Ayrıntılar Düzce e-imza ve mali mühür sayfasında; bordroları KEP üzerinden çalışanlara ileten KEP-İK çözümü için Park Entegrasyon e-fatura sayfasına bakabilirsiniz.
Sorularınız için 0850 307 53 81.
Doğruluk notu
Bu yazı 16 Eylül 2026 tarihli mevzuata dayanır: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (m. 18/3 ve 1525), 7201 sayılı Tebligat Kanunu (m. 7/a), Elektronik Tebligat Yönetmeliği, BTK'nın KEP Yönetmeliği ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (m. 107/A). Mevzuat değişebilir; başvuru öncesinde güncel metni teyit edin.