E-imza mali mühür farkı tek cümleyle şudur: e-imza bir kişiye, mali mühür bir şirkete aittir.
Ama bu cümle pratikte yetmiyor. Şahıs işletmesi olan biri e-faturaya geçerken mali mühür alması gerektiğini sanıyor; limited şirket sahibi mali mühürle ihaleye girmeye çalışıyor. İkisi de yanlış ve ikisi de para kaybettiriyor.
Bu yazıda hangi işletmenin hangisine ihtiyacı olduğunu, ikisinin birlikte gerektiği durumları ve nereden nasıl alınacağını netleştirdik.
Hangisi bana lazım? (Karar tablosu)
| Durumunuz | Size gereken | Neden |
|---|---|---|
| Şahıs işletmesi, e-faturaya geçiyor | E-imza | Gerçek kişi mükellef e-belgelerini nitelikli elektronik sertifikayla imzalar |
| Limited veya anonim şirket, e-faturaya geçiyor | Mali mühür | Tüzel kişinin belgeleri şirket adına mühürlenir |
| Serbest meslek erbabı (avukat, doktor, mimar), e-SMM düzenleyecek | E-imza | Gerçek kişi olarak imzalar |
| Şirket yetkilisi, ihaleye girecek (EKAP) | E-imza | İşlemi yapan gerçek kişidir |
| Şirket, KEP üzerinden ihtar gönderecek | E-imza | TTK, KEP ile gönderimde güvenli elektronik imza şartı arar |
| Şirket, hem e-fatura kesecek hem ihaleye girecek | İkisi de | Belgeyi mühür onaylar, kişisel işlemleri imza |
| Şahıs işletmesi, isterse mali mühür alabilir mi? | Evet, isteğe bağlı | Gerçek kişiler talep ederse mali mühür de alabilir |
E-imza nedir, hukuki dayanağı ne?
E-imza, tam adıyla nitelikli elektronik sertifikaya dayanan güvenli elektronik imzadır. Dayanağı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'dur.
Kanunun 5. maddesi çok net: "Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur."
Yani e-imzayla attığınız imza, ıslak imzanızla aynı güçtedir. Ama istisnaları var:
- Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu işlemler (tapu devri, evlenme, vasiyetname gibi)
- Teminat sözleşmeleri — banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri hariç
- Türk Ticaret Kanunu'nun 1526. maddesi uyarınca poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senedine benzeyen senetler; bunların kabul, aval ve ciro işlemleri
E-imza kimin adına düzenlenmişse onun imzasıdır. Şirket adına e-imza olmaz; şirket yetkilisinin adına e-imza olur.
Mobil imza da e-imzadır
Sık karşılaştığımız bir soru: mobil imza daha mı zayıf? Hayır. Mobil imza da nitelikli elektronik sertifikaya dayanır ve hukuken güvenli elektronik imzadır. Tek fark taşıyıcıdır: akıllı kart veya USB token yerine operatörünüzün SIM kartı kullanılır.
Seçimi yaparken bakılacak şey hukuki güç değil, kullanacağınız sistemin neyi desteklediğidir.
Mali mühür nedir?
Mali mühür, e-fatura ve diğer e-belgelerin tüzel kişi adına onaylanması için üretilen elektronik sertifikadır. Dayanağı 397 ve 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleridir.
509 Sıra No.lu Tebliğ'in tanımı şöyle: mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı için TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM tarafından oluşturulan elektronik sertifika altyapısıdır. Yani mali mühür üretme yetkisi tek kurumdadır.
Tebliğ, imzalama kuralını da açıkça yazar: tüzel kişiler mali mühürle onaylar, gerçek kişiler ise nitelikli elektronik sertifikayla imzalar ya da mali mühürle onaylar.
Buradan çıkan iki sonuç var:
- Limited veya anonim şirketseniz mali mühür şart. Şirket yetkilisinin e-imzası şirketin e-faturasını imzalamaya yetmez.
- Şahıs işletmesiyseniz e-imzanız yeterli. Mali mühür almanız gerekmez; istersiniz alırsınız.
İkisi birlikte ne zaman gerekir?
Şirketlerin çoğunda ikisi de bulunur, çünkü farklı işler için kullanılırlar.
Mali mühür şu işler için: e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-müstahsil makbuzu, e-defter beratları — kısacası şirket adına düzenlenen her e-belge.
Şirket yetkilisinin e-imzası şu işler için: EKAP üzerinden ihale işlemleri, UYAP, e-Devlet'te yetkili olarak yapılan başvurular, KEP üzerinden gönderilen ihtar ve ihbarlar, bazı bankacılık ve kurum başvuruları.
Ticaret Kanunu'nun 18/3. maddesi şunu söylüyor: tacirler arası temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönme ihtarları noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır. Yani KEP'i bu amaçla kullanacaksanız yanında e-imza gerekir.
Geçerlilik süresi ve yenileme
Burada yaygın bir yanlış var: "e-imza yasal olarak 3 yıl geçerlidir" doğru değil.
Mali mühür: Kamu SM, mali mühür sertifikalarının 3 yıl geçerli olduğunu belirtiyor ve sertifika bir akıllı kart içinde geliyor.
E-imza: Mevzuatta sabit bir süre yok. Uygulama yönetmeliği, nitelikli sertifikanın geçerlilik süresinin sözleşmeyle belirleneceğini söylüyor. Piyasada yaygın seçenekler 1, 2 ve 3 yıldır; bu ticari bir tercihtir, kanun kuralı değil.
Yenileme için iki pratik uyarı:
Süre bitmeden harekete geçin. Sertifikanız bittiği an e-fatura kesemez, ihaleye giremezsiniz. Yenileme kendiliğinden olmaz.
Unvan değişikliğini 15 gün içinde bildirin. 509 Sıra No.lu Tebliğ, tüzel kişilerin unvanı değişince eski unvanı taşıyan sertifikanın geçerliliğini kaybedeceğini ve unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu yapılması gerektiğini söylüyor.
Nereden alınır, hangi belgeler gerekir?
E-imza, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'na bildirimde bulunmuş elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından (ESHS) alınır. Biz Ayyıldız İmza e-imzasının satış noktasıyız; başvurudan kuruluma kadar işin tamamını Düzce'deki ofisimizden yürütüyoruz.
Mali mühür başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yürür, sertifikayı Kamu SM üretir. Başvuru sürecini ve teslimini biz takip ediyoruz.
Tipik belge listesi şöyledir:
| Kime | Genellikle istenen belgeler |
|---|---|
| Bireysel e-imza | Geçerli kimlik belgesi |
| Şirket yetkilisi e-imzası | Kimlik, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, yetki belgesi |
| Mali mühür (tüzel kişi) | Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, yetkili kimliği |
Liste ürüne ve sağlayıcıya göre değişebilir. Gelmeden önce arayın; tam listeyi baştan söyleyelim ki ikinci kez yola çıkmayın.
Sonraki adım
Hangisine ihtiyacınız olduğunu netleştirdiyseniz, ürün ve süreç ayrıntıları Düzce e-imza ve mali mühür sayfamızda. Başvuru sürecinin tamamını merak ediyorsanız e-imza başvurusu adım adım yazımıza bakın.
Kararsızsanız 0850 307 53 81'i arayın: şirket türünüzü ve ne iş yapacağınızı söyleyin, hangisinin yettiğini telefonda netleştirelim.
Doğruluk notu
Bu yazı 16 Eylül 2026 tarihli mevzuata dayanır: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 397 ve 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri. Mevzuat değişebilir; kritik işlemlerden önce güncel metni ya da mali müşavirinizi teyit edin.